Regulamin zgłoszeń wewnętrznych

 

Regulamin zgłoszeń wewnętrznych — ZKiW nr 1 w Pelplinie

REGULAMIN ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

określający procedurę zgłaszania naruszeń prawa, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń (sygnalistów)

Zespół Kształcenia i Wychowania nr 1 w Pelplinie

ul. Sambora 5A, 83-130 Pelplin

NIP: 5932590149, REGON: 170063520

Wersja: 2.0

Zatwierdził: Dyrektor

………………………………………………

(data i podpis)

§ 1

Cel, podstawa prawna i definicje

1.Niniejszy Regulamin (zwany dalej „Regulaminem”) określa wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Zespole Kształcenia i Wychowania nr 1 w Pelplinie, ul. Sambora 5A, 83-130 Pelplin, NIP 5932590149, REGON 170063520, zwanym dalej „Jednostką” lub „Administratorem”. Regulamin ustanawia się na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928), zwanej dalej „Ustawą”, w związku z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.
2.Strategia działania Jednostki oparta jest na odpowiedzialności, zapobieganiu korupcji oraz zapobieganiu powstawaniu innych nieprawidłowości zarówno wewnątrz Jednostki, jak i wśród podmiotów współpracujących, z uwzględnieniem w szczególności interesów społecznych, ochrony środowiska oraz relacji z różnymi grupami współpracowników. Jednostka prowadzi działalność w oparciu o bezwzględne poszanowanie przepisów prawa, dobrych praktyk oraz najwyższych standardów etycznych.
3.Podstawowym celem Regulaminu jest utworzenie w Jednostce systemu informowania o naruszeniach prawa przez zapewnienie bezpiecznego i poufnego kanału zgłoszeń, ochrona sygnalistów przed działaniami odwetowymi oraz określenie zasad przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych.
4.Pojęcia użyte w Regulaminie mają znaczenie nadane im w art. 2 Ustawy. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1)sygnaliście — należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, będącą osobą wymienioną w § 3 ust. 1;
2)naruszeniu prawa — należy przez to rozumieć działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące dziedzin wskazanych w § 2 ust. 1;
3)informacji o naruszeniu prawa — należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczącą zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Jednostce lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
4)kontekście związanym z pracą — należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Jednostce lub na jej rzecz, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
5)zgłoszeniu wewnętrznym — należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Jednostce informacji o naruszeniu prawa;
6)zgłoszeniu zewnętrznym — należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa;
7)ujawnieniu publicznym — należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
8)działaniu odwetowym — należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
9)działaniu następczym — należy przez to rozumieć działanie podjęte przez Jednostkę w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej na podstawie Regulaminu;
10)informacji zwrotnej — należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
11)osobie, której dotyczy zgłoszenie — należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
12)osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia — należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
13)osobie powiązanej z sygnalistą — należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 Kodeksu karnego;
14)adresie do kontaktu — należy przez to rozumieć adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej sygnalisty, podany przy dokonywaniu zgłoszenia;
15)Systemie — należy przez to rozumieć system teleinformatyczny sygnalizuj.pl, dostępny pod adresem https://zkwnr1-pelplin.sygnalizuj.pl/, służący do przyjmowania i obsługi zgłoszeń wewnętrznych, komunikacji z sygnalistą oraz prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych;
16)Pełnomocniku — należy przez to rozumieć Pełnomocnika ds. naruszeń prawa, o którym mowa w § 6 ust. 1;
17)Dyrektorze — należy przez to rozumieć Dyrektora Zespołu Kształcenia i Wychowania nr 1 w Pelplinie.

§ 2

Zakres przedmiotowy zgłoszeń

1.Zgłoszenie wewnętrzne może dotyczyć informacji o naruszeniu prawa, tj. działania lub zaniechania niezgodnego z prawem lub mającego na celu obejście prawa, w następujących obszarach działalności Jednostki:
1)korupcji;
2)zamówień publicznych;
3)przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
4)bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
5)ochrony środowiska;
6)ochrony prywatności i danych osobowych;
7)bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych.
2.Regulamin nie obejmuje naruszeń regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, o których mowa w art. 3 ust. 2 Ustawy. Sprawy takie rozpatruje się w trybie właściwych regulacji wewnętrznych Jednostki.
3.Jeżeli zgłoszenie dotyczy sprawy podlegającej rozpatrzeniu w ramach innej procedury obowiązującej w Jednostce (np. antymobbingowej lub skargowej), Pełnomocnik informuje o tym sygnalistę i przekazuje sprawę według właściwości — z zachowaniem poufności tożsamości sygnalisty.

§ 3

Krąg osób uprawnionych do zgłoszenia. Trzy ścieżki zgłoszeń

1.Zgłoszenia na podstawie Regulaminu może dokonać osoba fizyczna, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą w Jednostce lub na jej rzecz, będąca:
1)pracownikiem;
2)pracownikiem tymczasowym;
3)osobą świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
4)przedsiębiorcą;
5)osobą świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
6)stażystą;
7)wolontariuszem;
8)praktykantem.
2.Regulamin stosuje się także do osób, o których mowa w ust. 1, w przypadku zgłoszenia informacji o naruszeniu prawa uzyskanej przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Jednostce, w tym w toku rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, a także po ustaniu takiego stosunku (art. 4 ust. 2 Ustawy).
3.Sygnalista może dokonać zgłoszenia jedną z trzech ścieżek:
1)ścieżka wewnętrzna — zgłoszenie wewnętrzne do Jednostki na zasadach określonych w Regulaminie;
2)ścieżka zewnętrzna — zgłoszenie zewnętrzne do Rzecznika Praw Obywatelskich albo do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych w danej dziedzinie, a w stosownych przypadkach — do instytucji, organu lub jednostki organizacyjnej Unii Europejskiej, na zasadach określonych w ust. 5;
3)ujawnienie publiczne — podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej, na zasadach określonych w ust. 6.
4.Wybór ścieżki zgłoszenia należy do sygnalisty. Informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury określonej w Regulaminie; zgłoszenie zewnętrzne nie wymaga uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego (art. 25 ust. 2 pkt 3 i art. 30 ust. 1 Ustawy).
5.Informacje o dokonywaniu zgłoszeń zewnętrznych (art. 25 ust. 1 pkt 8 Ustawy):
1)zgłoszenia zewnętrzne przyjmuje Rzecznik Praw Obywatelskich (Zespół do spraw Sygnalistów Biura RPO), który dokonuje ich wstępnej weryfikacji i przekazuje je organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych (art. 31 ust. 1 pkt 2 Ustawy);
2)zgłoszenie zewnętrzne można również skierować bezpośrednio do organu publicznego właściwego w danej dziedzinie; organy publiczne udostępniają informacje o przyjmowaniu zgłoszeń zewnętrznych na swoich stronach internetowych lub w Biuletynie Informacji Publicznej;
3)aktualne informacje o sposobach dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich, w tym formularz zgłoszenia, są dostępne na stronie internetowej Zespołu do spraw Sygnalistów Biura RPO: https://www.gov.pl/web/sygnalisci;
4)w stosownych przypadkach informację o naruszeniu prawa można zgłosić właściwej instytucji, organowi lub jednostce organizacyjnej Unii Europejskiej, w trybie właściwym dla danej instytucji; sygnalista korzysta wówczas z ochrony przewidzianej w Ustawie (art. 22 Ustawy).
6.Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie, jeżeli dokonał zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zewnętrznego, albo od razu zgłoszenia zewnętrznego, a w terminie na przekazanie informacji zwrotnej nie podjęto odpowiednich działań następczych ani nie przekazano mu informacji zwrotnej; ochrona przysługuje także wtedy, gdy sygnalista ma uzasadnione podstawy sądzić, że naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego albo że zgłoszenie zewnętrzne narazi go na działania odwetowe lub nie zapewni skutecznego przeciwdziałania naruszeniu (art. 51–53 Ustawy).

§ 4

Sposób dokonywania zgłoszeń wewnętrznych

1.Zgłoszenia wewnętrzne przyjmuje się za pośrednictwem Systemu sygnalizuj.pl, dostępnego pod adresem: https://zkwnr1-pelplin.sygnalizuj.pl/. Jednostka nie udostępnia innych kanałów przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, z zastrzeżeniem ust. 3.
2.Zgłoszenie pisemne sygnalista dokonuje w postaci elektronicznej, wypełniając formularz zgłoszenia w Systemie. Do zgłoszenia można dołączyć dokumenty i inne materiały.
3.Zgłoszenie ustne jest dokonywane, na wniosek sygnalisty, podczas bezpośredniego spotkania z Pełnomocnikiem albo — w przypadkach, o których mowa w § 6 ust. 2 i 6 — z inną osobą upoważnioną. Spotkanie organizuje się w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku (art. 26 ust. 6 Ustawy). Wniosek o spotkanie sygnalista może złożyć za pośrednictwem Systemu lub bezpośrednio Pełnomocnikowi.
4.Zgłoszenie ustne osoba przyjmująca zgłoszenie wprowadza w postaci elektronicznej do Systemu, w imieniu sygnalisty, w trakcie spotkania lub bezpośrednio po nim. Za zgodą sygnalisty zgłoszenie ustne dokumentuje się w formie:
1)nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, albo
2)protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, sporządzonego w Systemie przez osobę przyjmującą zgłoszenie.

Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie (art. 26 ust. 6 i 7 Ustawy). Od chwili wprowadzenia do Systemu zgłoszenie ustne obsługuje się na zasadach ogólnych.

5.Dostęp do zgłoszeń w Systemie mają wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie Dyrektora, o których mowa w § 6 ust. 3. System uniemożliwia nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem (art. 27 ust. 1 Ustawy).
6.Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:
1)imię i nazwisko sygnalisty, stanowisko i miejsce pracy lub rodzaj relacji z Jednostką (np. pracownik, wolontariusz, praktykant) oraz adres do kontaktu;
2)dane osoby lub osób, których dotyczy zgłoszenie — o ile są znane;
3)opis przedmiotu naruszenia prawa, ze wskazaniem nieprawidłowości oraz ich daty i miejsca, a także obszaru, o którym mowa w § 2 ust. 1;
4)wskazanie przepisów prawa, których dotyczy zgłoszenie — o ile są znane;
5)wskazanie okoliczności powzięcia informacji o naruszeniu prawa;
6)wskazanie osób mających związek ze sprawą lub ewentualnych świadków oraz dowodów istotnych dla sprawy — o ile są znane;
7)wskazanie osób, z którymi sygnalista kontaktował się w danej sprawie;
8)inne okoliczności istotne dla sprawy.

Brak niektórych z powyższych informacji nie stanowi przeszkody do przyjęcia zgłoszenia. Pełnomocnik może zwrócić się do sygnalisty o ich uzupełnienie.

7.Jednostka nie przyjmuje zgłoszeń anonimowych w ramach kanału wewnętrznego (art. 7 ust. 1 i art. 25 ust. 1 pkt 4 Ustawy). Dokonanie zgłoszenia wewnętrznego wymaga podania imienia i nazwiska sygnalisty oraz adresu do kontaktu. Informacja przekazana bez danych pozwalających ustalić tożsamość sygnalisty nie jest rozpatrywana jako zgłoszenie wewnętrzne w rozumieniu Regulaminu. Sygnalista, który chce zachować anonimowość, może skorzystać ze ścieżki zewnętrznej — na zasadach określonych w procedurze zgłoszeń zewnętrznych Rzecznika Praw Obywatelskich lub właściwego organu publicznego — lub, na warunkach ustawowych, z ujawnienia publicznego (§ 3 ust. 3). Wyłączenie zgłoszeń anonimowych nie ogranicza obowiązku zachowania poufności tożsamości sygnalisty (§ 10).

§ 5

Zasady dokonywania zgłoszeń. Ochrona sygnalisty

1.Sygnalista podlega ochronie przewidzianej w Ustawie od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa (art. 6 Ustawy). Ochrona wynika z mocy Ustawy i nie wymaga nadania sygnaliście jakiegokolwiek statusu przez Jednostkę.
2.Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań, w szczególności działania wymienione w art. 12 i 13 Ustawy (art. 11 Ustawy). Zakazuje się również ujawniania tożsamości sygnalisty wbrew przepisom Ustawy. Ochronę stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą, w tym współpracowników lub osób najbliższych sygnalisty (art. 21 Ustawy).
3.Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, na zasadach określonych w art. 16 Ustawy.
4.Zakazuje się świadomego dokonywania zgłoszeń zawierających nieprawdziwe informacje. Kto dokonuje zgłoszenia, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega odpowiedzialności karnej określonej w art. 57 Ustawy.
5.Jeżeli w toku działań następczych zostanie ustalone, że sygnalista będący pracownikiem świadomie podał nieprawdę lub zataił prawdę, może on zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej przewidzianej w Kodeksie pracy, a sygnalista będący nauczycielem — również do odpowiedzialności dyscyplinarnej na zasadach określonych w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. — Karta Nauczyciela; zachowanie takie może zostać również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. W przypadku sygnalisty świadczącego na rzecz Jednostki pracę lub usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej świadome dokonanie fałszywego zgłoszenia może skutkować rozwiązaniem umowy i zakończeniem współpracy.
6.Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego (art. 15 Ustawy).

§ 6

Pełnomocnik ds. naruszeń prawa. Terminy. Konflikt interesów

1.Dyrektor, w drodze zarządzenia, wyznacza Pełnomocnika ds. naruszeń prawa, upoważnionego do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, ich weryfikacji, podejmowania działań następczych oraz dalszej komunikacji z sygnalistą — w tym występowania o dodatkowe informacje i przekazywania informacji zwrotnej — a także do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych (art. 25 ust. 1 pkt 1 i 3 oraz art. 29 ust. 2 Ustawy). W zarządzeniu wskazuje się stanowisko osoby pełniącej funkcję Pełnomocnika; w Regulaminie, w Systemie i w komunikacji z sygnalistami podaje się wyłącznie to stanowisko i dane kontaktowe o charakterze funkcyjnym.
2.W razie nieobecności Pełnomocnika lub jego wyłączenia od sprawy Dyrektor niezwłocznie upoważnia pisemnie do wykonywania zadań Pełnomocnika inną osobę zapewniającą bezstronność, spełniającą wymagania określone w ust. 3, i zapewnia jej dostęp do Systemu w zakresie niezbędnym do prowadzenia sprawy. Zarządzenie, o którym mowa w ust. 1, może wskazać stałego zastępcę Pełnomocnika.
3.Pełnomocnik, osoba, o której mowa w ust. 2, oraz inne osoby dopuszczone do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych i przetwarzania danych osobowych działają na podstawie pisemnego upoważnienia wydanego przez Dyrektora i są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych uzyskanych w związku z tymi czynnościami, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego (art. 27 ust. 2 Ustawy).
4.Do obowiązków Pełnomocnika należy w szczególności:
1)przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych w Systemie oraz zgłoszeń ustnych na zasadach określonych w § 4 ust. 3 i 4;
2)przekazanie sygnaliście potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia — w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie (art. 25 ust. 1 pkt 5 Ustawy);
3)wstępna kwalifikacja i ocena zgłoszenia — nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia jego wpływu;
4)występowanie do sygnalisty o uzupełnienie przekazanych informacji lub wyjaśnienia, jeżeli powstają wątpliwości co do prawidłowego zakwalifikowania zgłoszenia;
5)zapewnienie sygnaliście dostępu do klauzuli informacyjnej stanowiącej załącznik nr 1 do Regulaminu oraz informacji o uprawnieniach wynikających z obowiązujących przepisów;
6)podejmowanie, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych (art. 25 ust. 1 pkt 6 Ustawy) oraz utrzymywanie kontaktu z sygnalistą;
7)przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej o planowanych lub podjętych działaniach następczych i powodach takich działań — nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, a w przypadku nieprzekazania potwierdzenia — w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną (art. 25 ust. 1 pkt 7 Ustawy);
8)prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych zgodnie z § 7;
9)występowanie do Dyrektora o powołanie Zespołu ds. naruszeń, o którym mowa w § 8, którego skład ustala się każdorazowo indywidualnie, w zależności od przedmiotu zgłoszenia.
5.Pełnomocnik działa bezstronnie. Osoba, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoba, wobec której zachodzi okoliczność, o której mowa w § 8 ust. 4, lub inna okoliczność mogąca wywołać uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności (konflikt interesów), podlega wyłączeniu od przyjmowania i obsługi zgłoszenia, w tym od dostępu do zgłoszenia w Systemie, do rejestru zgłoszeń i do dokumentacji sprawy. Osoba, która stwierdzi u siebie konflikt interesów, niezwłocznie wyłącza się od sprawy i odnotowuje ten fakt w dokumentacji sprawy.
6.W przypadku wyłączenia Pełnomocnika od sprawy stosuje się ust. 2.
7.Jeżeli zgłoszenie dotyczy Dyrektora, Dyrektor nie uczestniczy w żadnych czynnościach w sprawie i nie ma dostępu do zgłoszenia, rejestru zgłoszeń ani dokumentacji sprawy. Uprawnienia przysługujące Dyrektorowi na podstawie Regulaminu wykonuje w tej sprawie osoba zastępująca Dyrektora zgodnie z regulaminem organizacyjnym Jednostki, a jeżeli nie jest to możliwe — osoba prowadząca sprawę; raport końcowy sporządza się i przechowuje w dokumentacji sprawy bez udziału Dyrektora.
8.Wyłączenie osoby od sprawy nie wpływa na bieg terminów określonych w ust. 4.

§ 7

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

1.Jednostka prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych i jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w tym rejestrze (art. 29 ust. 1 Ustawy). Rejestr prowadzi Pełnomocnik w Systemie, w postaci elektronicznej, w sposób zgodny z zasadami ochrony danych osobowych, z zachowaniem poufności tożsamości sygnalisty oraz osób związanych ze sprawą.
2.Wpisu do rejestru dokonuje się na podstawie zgłoszenia wewnętrznego (art. 29 ust. 3 Ustawy).
3.Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje (art. 29 ust. 4 Ustawy):
1)numer zgłoszenia;
2)przedmiot naruszenia prawa;
3)dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4)adres do kontaktu sygnalisty;
5)datę dokonania zgłoszenia;
6)informację o podjętych działaniach następczych;
7)datę zakończenia sprawy.
4.Dostęp do Systemu i rejestru jest zabezpieczony indywidualnymi danymi uwierzytelniającymi osób upoważnionych. Zasady przetwarzania danych osobowych przez dostawcę Systemu określa umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zawarta zgodnie z art. 28 RODO.
5.Dostęp do rejestru zgłoszeń wewnętrznych, z zastrzeżeniem § 6 ust. 5 i 7, przysługuje wyłącznie:
1)Pełnomocnikowi oraz osobie, o której mowa w § 6 ust. 2;
2)Dyrektorowi — w zakresie niezbędnym do wykonywania zadań określonych w Regulaminie;
3)kierownikowi komórki kadrowej — wyłącznie na podstawie pisemnego upoważnienia, o którym mowa w § 6 ust. 3, i w zakresie w nim określonym;
4)innym pracownikom posiadającym pisemne upoważnienie, o którym mowa w § 6 ust. 3 — w zakresie wynikającym z upoważnienia;
5)organom publicznym, organom ścigania i sądom — na zasadach określonych w przepisach prawa.
6.Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przechowuje się przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami (art. 29 ust. 5 Ustawy). Po upływie tego okresu dane osobowe usuwa się, a dokumenty związane ze zgłoszeniem niszczy, chyba że stanowią one część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych (art. 8 ust. 9 i 10 Ustawy).

§ 8

Zespół ds. naruszeń

1.Dyrektor, na wniosek Pełnomocnika — w zależności od przedmiotu zgłoszenia lub osoby, której zgłoszenie dotyczy — powołuje bez zbędnej zwłoki Zespół ds. naruszeń, którym kieruje Pełnomocnik albo osoba prowadząca sprawę.
2.Członkowie Zespołu ds. naruszeń prowadzą postępowanie wyjaśniające na podstawie pisemnych upoważnień, o których mowa w § 6 ust. 3, wydanych w zarządzeniu powołującym Zespół. Tożsamość sygnalisty ujawnia się członkom Zespołu wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do wyjaśnienia sprawy, i tylko za wyraźną zgodą sygnalisty (art. 8 ust. 1 Ustawy).
3.Jeżeli w toku postępowania wyjaśniającego zaistnieje konieczność skorzystania z wiedzy specjalistycznej (eksperta, biegłego), Dyrektor może powołać taką osobę do udziału w pracach Zespołu — pod warunkiem zawarcia z nią umowy zawierającej zobowiązanie do zachowania poufności oraz postanowienia dotyczące ochrony danych osobowych.
4.Członkiem Zespołu ds. naruszeń nie może być:
1)sygnalista, który dokonał zgłoszenia;
2)osoba, której dotyczy zgłoszenie;
3)osoba pozostająca w bezpośredniej zależności służbowej (podwładny lub przełożony) wobec osoby, której dotyczy zgłoszenie;
4)osoba najbliższa wobec osoby, której dotyczy zgłoszenie, w rozumieniu art. 115 § 11 Kodeksu karnego;
5)osoba wykonująca czynności lub załatwiająca sprawy, których prawidłowość jest przedmiotem wyjaśnień;
6)osoba, której udział w postępowaniu wzbudzałby uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności z innych przyczyn.
5.W trakcie postępowania wyjaśniającego członkowie Zespołu ds. naruszeń mają prawo do:
1)dostępu do dokumentów i danych Jednostki w zakresie niezbędnym do wyjaśnienia sprawy;
2)uzyskiwania informacji od kierowników komórek organizacyjnych;
3)uzyskiwania ustnych i pisemnych wyjaśnień od pracowników i zleceniobiorców Jednostki;
4)dostępu do danych ze służbowych komputerów i telefonów — z poszanowaniem prywatności, tajemnicy korespondencji i przepisów o ochronie danych osobowych;
5)dostępu do nagrań z monitoringu wizyjnego — z poszanowaniem prywatności i przepisów o ochronie danych osobowych;
6)dostępu do pomieszczeń Jednostki w celu dokonania oględzin lub zabezpieczenia dowodów;
7)korzystania z pomocy Inspektora Ochrony Danych;
8)konsultowania z sygnalistą, w niezbędnym zakresie, uzyskanych informacji i danych.
6.W zakresie nieuregulowanym w Regulaminie do postępowania wyjaśniającego stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące kontroli wewnętrznej w Jednostce.

§ 9

Postępowanie wyjaśniające. Działania następcze

1.Postępowanie wyjaśniające powinno zostać zakończone w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia jego wszczęcia, pod warunkiem możliwości zebrania w tym czasie niezbędnych dokumentów i dowodów. W szczególnie skomplikowanych przypadkach, za zgodą Dyrektora, termin ten może zostać przedłużony — nie dłużej niż do 80 dni od dnia wszczęcia postępowania.
2.Termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, o którym mowa w § 6 ust. 4 pkt 7, biegnie niezależnie od czasu trwania postępowania wyjaśniającego i nie ulega przedłużeniu. Jeżeli postępowanie nie zostało zakończone przed upływem tego terminu, informacja zwrotna obejmuje działania następcze planowane lub podjęte do dnia jej przekazania.
3.Z ustaleń postępowania wyjaśniającego Zespół ds. naruszeń albo Pełnomocnik sporządza raport końcowy, który Pełnomocnik przedkłada Dyrektorowi, z zastrzeżeniem § 6 ust. 7. Raport zawiera opis ustalonego stanu faktycznego, w tym stwierdzone nieprawidłowości i ich przyczyny, zakres i skutki nieprawidłowości oraz osoby za nie odpowiedzialne.
4.Wraz z raportem końcowym przedstawia się propozycje działań następczych, do których mogą należeć w szczególności:
1)zamknięcie postępowania bez podejmowania dalszych działań — w przypadku niepotwierdzenia się informacji zawartych w zgłoszeniu;
2)przeprowadzenie rozmowy z pracownikiem lub zwrócenie mu uwagi;
3)zastosowanie kary porządkowej zgodnie z Kodeksem pracy, pozbawienie nagrody lub premii — jeżeli przewidują to przepisy lub regulacje wewnętrzne Jednostki;
4)zmiany lub rotacje na stanowiskach;
5)wnioski prewencyjne o charakterze zarządczym lub organizacyjnym, w tym zmiany procedur wewnętrznych;
6)działania cywilnoprawne, w szczególności dotyczące zawartych umów, naprawienia szkody lub odzyskania środków finansowych;
7)złożenie wniosku o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego, w tym wobec nauczyciela — na zasadach określonych w Karcie Nauczyciela;
8)złożenie zawiadomienia o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych;
9)zawiadomienie Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów lub innego właściwego organu publicznego — jeżeli jest to właściwe;
10)zawiadomienie organów ścigania o uzasadnionym podejrzeniu popełnienia przestępstwa — w przypadku zgromadzenia dowodów;
11)poinformowanie właściwych służb — w przypadku niedostatecznego zgromadzenia dowodów.
5.Informację zwrotną oraz inne informacje dla sygnalisty przekazuje się za pośrednictwem Systemu albo na adres do kontaktu podany przez sygnalistę.

§ 10

Poufność i ochrona danych osobowych

1.Przetwarzanie danych osobowych w związku z przyjmowaniem zgłoszeń, postępowaniem wyjaśniającym, działaniami następczymi oraz ochroną sygnalistów odbywa się zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), Ustawą oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
2.Jednostka zapewnia ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość tych osób (art. 27 ust. 1 Ustawy). Dane osobowe sygnalisty podlegają szczególnej ochronie w celu ograniczenia ryzyka negatywnych konsekwencji ze strony osób i podmiotów, których dotyczy zgłoszenie.
3.Dane osobowe sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, w tym stronom i uczestnikom postępowania — również na ich wniosek — chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty, z zastrzeżeniem art. 8 ust. 2 i 3 Ustawy. Danych sygnalisty nie zamieszcza się w dokumentach związanych z postępowaniem przekazywanych osobom w nim uczestniczącym ani w rozdzielnikach tych dokumentów.
4.Każde zgłoszenie rejestruje się w Systemie jako odrębną sprawę, z oznaczeniem właściwym dla zgłoszeń sygnalistów, w celu ograniczenia ryzyka ujawnienia danych sygnalisty na dalszych etapach postępowania.
5.Jednostka przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia i podjęcia działań następczych; od sygnalisty nie żąda się innych danych osobowych niż wymagane w zgłoszeniu. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane — w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy (art. 8 ust. 4 Ustawy).
6.Osobie, której dotyczy zgłoszenie, nie przekazuje się informacji o źródle pozyskania jej danych osobowych, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 Ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie (art. 8 ust. 5 i 6 Ustawy).
7.Klauzula informacyjna dla osób dokonujących zgłoszenia naruszenia prawa (sygnalistów) stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu. Klauzula jest udostępniana sygnaliście w Systemie przed dokonaniem zgłoszenia, a w przypadku zgłoszenia ustnego — przekazywana przez osobę przyjmującą zgłoszenie podczas spotkania. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych wskazuje klauzula informacyjna.

§ 11

Postanowienia końcowe

1.Regulamin ustala się po przeprowadzeniu konsultacji z zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami związkowymi) albo — jeżeli w Jednostce nie działa zakładowa organizacja związkowa — z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz Jednostki, wyłonionymi w trybie przyjętym w Jednostce. Konsultacje trwają nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia projektu Regulaminu (art. 24 ust. 3 i 4 Ustawy).
2.Regulamin wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia jego zatwierdzenia przez Dyrektora. Regulamin podaje się do wiadomości osób wykonujących pracę na rzecz Jednostki, w sposób przyjęty w Jednostce, w dniu jego zatwierdzenia (art. 24 ust. 5 Ustawy).
3.Z dniem wejścia w życie Regulaminu traci moc dotychczasowy Regulamin zgłoszeń wewnętrznych Zespołu Kształcenia i Wychowania nr 1 w Pelplinie. Zgłoszenia dokonane przed dniem wejścia w życie Regulaminu i niezakończone rozpatruje się na podstawie Regulaminu, z zachowaniem terminów biegnących dla tych zgłoszeń.
4.Regulamin zamieszcza się w Systemie oraz na stronie internetowej Jednostki pod adresem https://jedynkapelplin.pl/sygnalista, a także udostępnia się wszystkim pracownikom i współpracownikom Jednostki w sposób przyjęty w Jednostce. Pracownicy i współpracownicy Jednostki są obowiązani do przestrzegania postanowień Regulaminu i potwierdzają zapoznanie się z nim oświadczeniem, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu.
5.Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji Jednostka przekazuje informację o Regulaminie wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, w szczególności w ogłoszeniu o naborze, w zaproszeniu na rozmowę kwalifikacyjną lub podczas tej rozmowy (art. 24 ust. 6 Ustawy).
6.Złożenie oświadczenia, o którym mowa w ust. 4, nie jest warunkiem dokonania zgłoszenia ani objęcia ochroną przewidzianą w Ustawie.
7.Zmiany Regulaminu wprowadza się w trybie właściwym dla jego ustalenia, z zachowaniem wymogu konsultacji. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie stosuje się przepisy Ustawy i RODO.
8.Załącznikami do Regulaminu są:
1)załącznik nr 1 — Klauzula informacyjna dla osób dokonujących zgłoszenia naruszenia prawa (sygnalistów);
2)załącznik nr 2 — Oświadczenie pracownika lub współpracownika o zapoznaniu się z Regulaminem.